求められる「発想の転換」とそれを支える技術

　情報技術とネットワーク技術の融合が進む新たなネットワーク時代では、ビジネスの発想も大きく転換していきます。これまで企業は、情報やノウハウを囲い込むことに精を出す傾向がありましたが、これからは情報の積極活用に関する手腕、新しい価値を創造する能力が問われる時代となります。ブロードバンドインフラの整備が進み、世界中の企業や消費者が容易にインターネットへ接続し、会社・自宅・モバイル環境で、文字通りいつでも欲しい情報に到達することができるようになった時代に、「情報を出さない」のでは勝ち残れません。「いかに情報を出していくか」に力点を置く時代がやってきたわけです。

　情報を出していく方法はいくつもありますが、ビジネスの世界では、日常の業務で幅をきかせている紙ベースの文書を電子化して自由にやりとりするということが大きな命題となります。PDFはその目的に向けた世界標準のファイル形式として定着、1990年代初めに登場して以来、機能的に進化を繰り返してきました。当初は配布と閲覧だけを目的としていたものが、コメントの追加やフォーム入力が可能になり、サーバー側でのPDF自動生成やXMLベースのアプリケーション連携などネットワーク主導型のソリューションにまで発展しています。集中と選択、グローバルな企業連携によって、スピーディにビジネスを展開することが求められる中、PDFは情報交換手段、コラボレーション手段としても十分機能するものになっていると言えるでしょう。

　一方、「情報を出していく」上でハードルとなるのがセキュリティです。ネットワークを手軽に使い、ネットワーキングの恩恵を受けるのと比例して大きくなるこの問題に対処するには、その方法もネットワーク時代にマッチしたものでなくてはなりません。ＮＥＣソフトが提供するPDF活用ソリューションは、ここに力点を置いており、これまで野放しになっていた配布後の文書に関するセキュリティ問題を、ネットワークの能力を使って解決することができます。

漏えいした文書も無効に。電子文書の高セキュリティ

　PDFはパスワードによる保護機能を持っており、ユーザーはセキュリティをかけた状態で配布することができますが、これまで配布した後については、セキュリティ内容を変更することができませんでした。配布先から文書とパスワードが流出した場合には「なす術」がなかったわけです。しかし、PDF活用ソリューションのベースとなる「Adobe LiveCycle PolicyServer」を利用することで、セキュリティの管理を常にサーバー側で行い、配布後にセキュリティポリシーを変更することができるようになりました。閲覧者はネットワーク経由でサーバーと接続し、認証を受けた後、セキュリティポリシーに設定された範囲内で文書を利用できるという仕組みですから、文書の流出が発覚してもその時点で閲覧禁止と設定してしまえば、被害の拡大を防ぐことができます。問題となっているWinnyで流出した文書も、無効にする手段があるのです。PDF活用ソリューションはこの他にも様々な利用法が考えられます。

配布した後に閲覧条件を変更

　技術情報や設計図面などを社外の協力会社に電子配布するといった場合に、配布後もリアルタイムにセキュリティ管理やバージョン管理を行いたいというニーズが高まっています。契約期間に合わせて印刷可否や閲覧可能者の変更を行えるほか、情報改訂時には文書を無効にして、改訂版の入手を促すという利用法も可能になります。

期間を区切って利用可能に

　サービス提供企業では、顧客との契約期間が有効な間だけ文書を公開したいというニーズがあります。eラーニング教材の利用期限を講習期間中に限定する、あるいは保険の代理店契約が終了したら販促資料などを無効にするといったことが可能になります。

指定日に閲覧を一斉解禁

新製品発表や新サービス開始の前にPDFを配布しておき、正式スタート時から閲覧・利用を可能にするというテクニックも可能です。

閲覧者の行動をログで把握

配布した文書に対する閲覧者の「開く」「印刷する」「閉じる」といった操作を、ログ情報としてサーバーで管理します。例えば証券会社では、金融商品の購入に義務づけられている「目論見書の確認」を顧客に徹底するために、この機能が役立ちます。

透かし機能で情報流出を抑止

配布文書を印刷する際に、閲覧者や閲覧時間、「社外秘」といった情報を「透かし」として挿入されるよう設定することができます。印刷物から情報が流出する抑止効果をねらったこのような機能を、配布後でも、柔軟に設定できます。

　このように、ネットワークを使って「紐付け」した形で電子文書の安全を確保しておける環境は、法令遵守、内部統制への対応に強力な味方となります。

図　文書の配布後も、社内外を問わずアクセス権の変更、失効、差し替えなどを動的に行うことができる。
文書の安全性と正確性を継続的に確保し、不正利用を防ぐことが可能

企業の枠を越えた電子文書の活用へ

　ＮＥＣソフトは早い時期から電子文書への取り組みを行っており、中でも2000年からXMLをハンドリングできる帳票ソリューションを提供し始めました。後にアドビ システムズ社とパートナー契約を締結、XML技術を取り込んで発展するPDFをベースとしたソリューションを提供し続けています。

　日本企業の帳票は要求レベルが高く、これまでも大手通信企業様の大量の電子帳票開発をはじめ、独自のノウハウを蓄積してきました。2006年には Adobe/PDFサポートセンターを開設し、これまでのノウハウや技術情報の提供、事前検証の実施、コンサルティング機能をつかさどる拠点としました。ＮＥＣソフトは、アドビシステムズ社（日本）とのパートナーシップ、Adobe/PDFサポートセンターの能力をバックボーンとして、お客さまへ関連ソリューションの提供を行っています。

　これまでも社内に閉じた電子文書活用はかなり進められてきましたが、最近では、グローバル化が進む製造企業様を中心に、社外をターゲットにした電子文書活用を目指す動きが目立っています。公共部門でも電子申請の実用化が始まっており、こういった動きは、ネットワーク利用者とPDF利用者がクリティカルマスを越えたために、急速に拡大すると期待されています。ＮＥＣソフトはこれからも、ネットワークの特性を意識した革新的なソリューションを提案していきます。