社内の情報活性化推進のためにNotesを導入したものの、実際には「社員がなかなか使ってくれない」「コストの割に効果が出ない」などのお悩みをよく聞きます。また、快適な操作性で管理が容易なWeb型グループウェアやメールシステムへの移行を希望しているけれど、データ移行が難しいために諦めて現在のグループウェアを使用しているという企業も多いようです。

そこで、従来難しいといわれているNotesなどクライアントサーバー型グループウェアからWeb型グループウェアへ移行したＮＥＣソフトの実績の中から、今回は地方自治体での移行事例をご紹介します。

市町村合併を機に、情報共有基盤を見直し

　2006年秋、複数の市町村が合併し、新たな市として生まれ変わったA市。合併を前に各種情報システムの統合や構築を進めてきた同市では、その流れの中で、情報共有基盤の再構築にも着手しました。合併によって拡大した市域において、本庁舎と各支所・出張所など複数箇所に散在する役所間で、約2,000名の職員の情報共有・意思疎通を徹底することは、今後、より一層求められる住民サービス向上のためには必須です。

　システム統合プロジェクトのリーダーでもあるA市役所 情報システム部のB部長は、次のように語ります。「これまでは各自治体が個別にグループウェアを運用しており、今回の合併の母体となった旧A市をはじめ、いくつかの自治体が1990年代から長年Lotus Notesを使用していました。そのため、もともとはNotesを継続使用するのがよいのでは、という話で検討を進めていました。しかし、ちょうど使用しているバージョンのサポート終了が間近に迫っていることがわかったのです」。

　Notesのサポート終了を知り、A市では当初はバージョンアップを検討していました。しかし、Notesは操作感が独特で使いこなせるスキルを持った職員も少ないため、合併前の各市町村で頻繁に使われているのは主にメールと掲示板のみという状況でした。さらに、システム導入からかなりの時間が経過しており、頻繁にシステム障害も発生するようになってきていました。

　さらに、バージョンアップにはライセンス費用などに予想以上のコストがかかることが判明。クライアントサーバー型のシステムであるNotesはインストールや設定作業など運用管理上の手間がかかります。そのため、旧A市では以前から、Notes専用の保守要員として外部ソフトハウスからSEを2名常駐させていましたが、現在Notes技術者は数が限られており、年々技術者の人件費は高くなる一方でした。そのため、バージョンアップをすることのメリットを疑問視する声が、内部から上がり始めました。

Notesを捨て、Web型グループウェア移行を決断

　そこでA市では、Notesから他グループウェアへの移行の検討を開始しました。「クライアント型のグループウェアでは運用上手間がかかりすぎるため、主流になっているWeb型グループウェアへの移行を睨んで、いろいろと調べてみました。しかし、操作性がよさそうなものは多いのですが、メールやワークフローなどの機能がNotesに比べて劣ることに不安を覚えていました」（B部長）。

　加えて、もっとも大きな課題となったのが、データ移行です。Notes上にあるデータは大きな資産であり、システム統合にあたってデータ移行は大前提です。しかし、「数社にあたってみましたが、いずれの会社も口を揃えて『Notesからのデータ移行は難しい』という答えばかりでした。Notesをバージョンアップして継続使用するか、あるいはこれまでのデータを捨てて新たにWeb型グループウェアを導入するしかないのかと、正直頭を抱えてしまいました」（B部長）。

　ちょうどそのとき、ＮＥＣソフト主催によるグループウェア移行セミナーの開催を知りました。「グループウェア移行という、まさに求めているテーマだったので、即座に足を運びました。セミナーの中では、官公庁でのNotesからのグループウェア移行事例についての説明などがあり、非常に参考になりました。多くの移行実績を持っていることに信頼感も得られましたので、その後すぐに個別に相談してみたのです」（B部長）。

使い勝手のよいサイボウズガルーン2へ移行

　A市からの相談に対して、ＮＥＣソフトが提案したのは、「サイボウズガルーン2」への移行でした。サイボウズは日経コンピュータ誌顧客満足度調査のグループウェア部門で7回連続総合満足度第1位を獲得しており、ユーザーから非常に高い評価を得ているパッケージです。使用感については向上することが見込まれるものの、B部長が懸念したのはNotesと比べての機能不足。A市では以前、ガルーン2の導入を検討したのですが、メールやワークフローなどの機能で求めているレベルを維持することが難しいために諦めたという経緯がありました。

　「今回はＮＥＣソフトから、他システムとの連携という形で、いろいろな解決案を提案してくれました。中でも、ポイントとなったのはメールでした。Web型グループウェアのメール機能のほとんどは操作性が悪いため、日常使用するメールシステムとしてはとても使えないと思っていました。しかし、ＮＥＣソフトから提案を受けたWebメールシステムの『WitchyMail』は、快適な操作性に加え、運用管理も格段に楽になるため、魅力を感じました」（B部長）。

　他ベンダーからは無理だと断られていたデータ移行についても、「単純に移行できないというのではなく、移行できるデータとそうでないデータの切り分けの必要など、きちんとした説明がありました。また、移行できないデータについても、連携する他システムへの移行などにより、当方の要望はほとんどすべてを叶えた提案をしてもらいました。Notesからガルーン2へのデータ移行ツールがあるというのも決め手になりました」（B部長）。

　こうしてA市では、Notesからガルーン2への移行を決意。合併と同時の新グループウェア運用開始を目指し、約半年の期間をかけてシステム構築を行いました。

　ＮＥＣソフトではNotesとサイボウズの両方について多数の構築実績を持っているため、双方に関する豊富なノウハウを持っているSEが移行作業も対応しました。これがA市にとって、大きな安心感に繋がったといいます。そのため、最大の懸念事項だったデータ移行についても、移行イメージをしっかり共有した上で実施することで、思った以上にスムーズに行えたといいます。

導入後はグループウェアの活用度が向上

　「合併時はその他のシステム統合も重なり、いろいろと大変なことがありましたが、グループウェアについては順調なスタートを切れたと思います。Notesから比べると操作性が大きく異なるため最初はユーザー教育などが必要になりましたが、操作性がぐっとわかりやすくなったので、各職員からは好印象で受け入れられました」とB部長は稼動当初を振り返ります。

　新システムの稼動以降、それまでほとんど活用されていなかった施設予約やスケジュール管理といった機能も、各ユーザーが積極的に利用するようになり、グループウェアの活用度も向上しました。メール機能も、従来以上に重要なコミュニケーションツールとして活用されているといいます。「WitchyMailは職員がプライベートなどで使用しているクライアントメーラーと同じ感覚で利用できるため、非常に受け入れられやすかったようです。操作性が良くなったことでグループウェアの活用度が向上し、各職員の情報共有への意識も高まったのではないかと思っています」（B部長）。

　また、従来のような各ユーザーへのインストールの手間などもなくなり、システム管理者の工数も大きく削減されました。システム管理作業も以前に比べ格段に楽になったため、外部ベンダーに委託するのではなく、情報システム部内の職員が対応するようになりました。これにより、保守費用の大幅カットも実現できました。

　A市では、今後はより一層のセキュリティ強化のため、メール監査ツールの導入などを検討しています。「まだまだ各職員のITレベルが高くないため、1人ひとりが意識しなくても安全にコミュニケーションできるセキュリティの仕組みが必要だと考えています。ＮＥＣソフトからは現在のシステムと連携する総合的なメールセキュリティ基盤の提案を受けており、今後はその仕組みを一緒に構築していく予定です」（B部長）。