ランニングコストの増加に歯止めをかけろ！

　A大学は八王子に校舎を構える4年制の総合大学です。近年の少子化から来る学生数の減少に対応するためにも、新たな学部の設立やコンピュータルームの増設など、設備投資に積極的に取り組んでいました。
　当然のことながら設備投資には莫大な費用がかかります。しかし、入学生減少に歯止めをかけるためにも、ある程度の出費は覚悟していました。

　しかし、一時的な費用だけではなく、毎月の経費が増加しているという事実が発覚しました。設備にかかるランニングコストで試算していた以上の増加率です。
　事務部では、どこに経費がかかっているかを調査しました。すると、特に増加傾向にあるのがプリンター関連の経費ということが分かりました。

学生に印刷するなとは言えない

　原因は、プリントアウトの増加でした。確かに近年ではインターネットの普及はもとより、プリントアウトでの利用も増えていました。資料の出力などに加え、インターネット情報や飲食店のクーポンなど、たくさんのものがプリントされた結果、用紙代・トナー代などが大幅に増加していたのです。
　そこで事務部では、構内掲示などでモノクロやNup印刷（1枚の紙に複数ページを印刷する機能）の推奨を試みたのですが、功を奏しませんでした。

　原因は明らかなのですが、これといって打つ手段がありません。学生の私的利用に加え、授業に関連するものであっても無駄な印刷は増えている状況。とはいえ、まさか学生に「印刷するな」と言う訳にもいきません。そこで、PC端末ごとに印刷設定をする方法も検討されましたが、学生はID／PASSで同じ端末にログインするので、一律に制限をしてしまうわけにもいきません。学業に関連するものだけを印刷させたり、個人によって設定を変えたりすることができないものか・・・。
　打開策が見つからず事務部では頭を抱えていました。

課題・問題のポイント

• 個人によって印刷に関する設定が変えられるようにしたい
• 印刷方法もモノクロ・Nupなど制限を加えたい
• 指定したファイル以外のプリントアウトを制限したい

無駄なプリントアウトを事前に抑制

　A大学では、さっそくプリンター管理のソリューションを調査。様々なベンダーを探した末、ＮＥＣソフトから「プリント監視官」を紹介されました。プリント監視官ではユーザーごとに印刷制限が可能なため、同じ端末を使用する場合でもIDによって設定を変えることで、学生に限って印刷量を制限するなどの対応が可能となります。

　プリントアウト管理のソリューションは、多くのプリンターベンダーから出されていますが、自社製品のみへの対応というものがほとんどです。管理は実施したいものの、プリンター自体を全部入れ替えたのでは却ってコストが増加してしまいます。その点、プリント監視官はマルチベンダー対応なので、学内の全プリンターを一元的に管理できる点も選定のポイントでした。

　さらには、豊富なSI経験を持つＮＥＣソフトならではの支援により、いろいろなケースを想定したアドバイスを受けられ、導入に際してもスムーズかつスピーディに運用に乗せることができました。

前月比30%ものコスト削減を達成！

　導入に際してA大学では、印刷が可能なアプリケーションの指定、プリンター稼働時間を設定することによる時間外印刷の禁止、強制的にNup印刷にすることによる全体の印刷量の制限などを実施しました。
　プリント監視官では管理者側でこれらを設定できるので、使用する側のモラルに頼ることなく、大学側で決定したルールを学生に対して強制的に守らせることに成功したのです。

　また、以前はプリントアウトしたものの、印刷物を取り忘れて、そのまま放置するというようなことが多くありました。プリント監視官では、印刷者のログイン名や印刷日時などのトレース情報が自動的に印字され、誰が印刷したかがすぐに確認できるので、不要なプリントアウトや印刷物の取り忘れなども激減しました。

　このようにプリント監視官の導入によって、無駄なプリントアウトを制限できる仕組みを構築するとともに、印刷の管理体制も確立し、コスト削減につなげていきました。
こうした努力の結果、プリント監視官の導入は翌月には具体的な成果を挙げることとなりました。なんと、前月まで膨れ上がっていた費用が30%も削減できたのです。

　さらには、プリント監視官の導入で、見えるコスト削減に加えてプリンター管理者の負担も軽減できています。
　今までは、トナーなどの消耗品は枯渇する時期がわからず、補充が完了するまで使用できないなどといった事がありました。プリント監視官では、トナーの残存状況も自動監視できるので、毎日見回るなどの労力が要らず、消耗品補充の発注作業も効率化が図られました。

　このようにプリント監視官は、A大学の印刷関連コスト削減に加え、運用の面でも大きく貢献しています。A社ではプリント監視官を非常に高く評価しており、今後は本校だけでなく分校での導入も視野に入れています。

導入効果・結果

• プリントアウトの権限を細かく設定することで、印刷の管理体制を確立
• モノクロやNup印刷を設定することで、用紙代・トナー代を大幅に削減
• トレース情報が印字されることで、不要なプリントアウトの抑制に貢献