ＮＥＣソフトからのアプローチ

新作デザインがライバル会社に盗まれてしまった！？

　宝飾品の製造・販売を手掛ける小売業を営むA社は、百貨店などのテナントも含め全国60店舗に展開している業界でも名前の知られた会社です。

　A社・企画販売部では、この秋に発表をする新作ブランドについて、主要店舗の店長にヒアリング行脚を実施。各店舗の店長は現場の仕事で忙しく、本社で一堂に会して議論をする時間が取れないため、現地に赴くしか方法がありません。打合せでは、新作ブランドのデザインラフを元に、店長からデザインについての反応と実際に販売する場合にどれくらいの個数が捌けそうかを決めていきました。

　各店長へのヒアリングから販売個数も決定し、新作発表に向けてA社では、準備に取り掛かっていました。いよいよ発表を一週間後に控えたある日のこと。
なんとA社のライバル会社であるB社から、新作デザインとそっくりなNEWブランドの発表があったのです。

　A社は、役員を招集して緊急会議を実施。このまま販売に踏み切れば、B社の真似をしていると言う風評を免れることは難しく、結果、この新作については販売自体を中止するしかないと言うことになりました。

　既に1店舗あたり100個の計算で、6,000個の海外生産の発注をかけており、製作費・輸送コスト・プロモーション費も含めると約1億5000万円もの損失となります。まさに、会社経営の基盤をも揺るがしかねない金額です。しかし、それでも後々のブランドイメージを傷つけてしまうことを考えると、苦渋の決断を下さざるを得ませんでした。

情報漏えいの原因はどこに？

　タイミングを考えても、どこからか新作デザインが流出し、ライバル会社へ渡ったことは明らかです。A社は役員会議と並行して、全社を挙げて流出原因の究明に乗り出しました。
　しかしA社では、重要なデータについてはすべてファイルサーバーに保管し、厳重にアクセス制限しています。ログを確認したところ外部から不正に進入した形跡はありませんでした。クライアントPCが盗まれたわけでもありません。
　様々な憶測が飛び交う中、可能性として上がってきたのが紙媒体でした。百貨店での打合せには、デザインラフを印刷したものを本社から持参していました。この打合せはテナントのために用意された共有の打合せスペースで行うことが多く、他社を含めた多くの人が利用している状態であり、誰かがこの共有スペースに資料を置き忘れた可能性が指摘されたのです。
　しかしながら、これも確実な原因とは言い切れないという結論に至ります。考えられる原因としてはかなり有力だったものの、誰が何を印刷したのかが把握できない以上、追及のしようがなかったのです。

　重大なセキュリティホールの見落としに気づいたA社では、紙媒体による情報漏えいへの対策が急務となりました。
　個人のモラル向上はもちろんのこと、情報漏えいに備えて厳重な管理体制が必要となります。とはいえ、紙媒体での持ち歩きは全面禁止にすることも難しい状況。いったいどういう対策を講じればよいのか頭を抱えてしまいました。

課題・問題のポイント

• 誰が、いつ、何をプリントアウトしたかの管理が必須
• 社員に意識されないまま重要書類が持ち出されている
• 個人のモラルに依存しない情報漏えい対策が急務

誰が何をプリントアウトしているかをしっかり管理

　A社では情報システム部門を中心に情報漏えい対策チームを結成。課題は「プリンターの管理」です。中でも早急に対応しなければならないのは、紙情報からの情報漏えい防止、具体的にはプリントアウト状況の管理でした。
　対策チームは、さっそくプリンター管理のソリューションを調査。様々なベンダーを探した末、ＮＥＣソフトから「プリント監視官」を紹介されました。プリント監視官であれば、プリンターの統合監視に加えて、印刷履歴の蓄積や印刷制限が可能。どの部署の誰が何を印刷したのかを把握でき、原因の追究も一目瞭然です。また、印刷者情報（トレース情報）を自動印字できるため、印刷物からの追跡も可能になります。

　プリントアウト管理のソリューションは、多くのプリンターベンダーから出されていますが、自社製品のみへの対応というものがほとんどです。管理は実施したいものの、プリンター自体を全部入れ替えるのでは意味がありません。その点、プリント監視官はマルチベンダー対応なので、社内の全プリンターを一元的に管理できる点も選定のポイントでした。

　さらには、セキュリティソリューションに強みを持つＮＥＣソフトならではの支援により、導入に際してもスムーズかつスピーディに運用に乗せることができました。

セキュリティ強化と意識の向上＋α

　導入に際してA社では、発表前のデザインなど機密性の高いファイルについては管理職以上のみ印刷可能とするなどの印刷に関する社内ルールを設定しました。プリント監視官ではユーザーごとに印刷制限が可能なため、社内ルールの徹底も比較的スムーズに行えました。同時に、印刷履歴が蓄積されるので、無許可の印刷はもちろん、例え許可内の印刷を行った場合でも、すぐに確認することができます。
　このようにプリント監視官の導入によって、紙媒体からの情報流出の場合に原因を追究できる仕組みを構築するとともに、印刷の管理体制を確立しました。

　また、A社がプリント監視官のもっとも大きな導入効果と考えているのは、社員のセキュリティ意識の向上です。それまでも、紙媒体に対するセキュリティ意識の低さがもたらす印刷物の取り忘れや書類の放置、重要書類の無防備な持ち歩きなどが、社内で問題視されることがありました。プリント監視官では、印刷者のログイン名や印刷日時などのトレース情報が自動的に印字されるため、印刷のたびに社員一人ひとりがセキュリティを意識することになります。その結果、印刷物の取り忘れや重要書類の放置といった不注意も減っています。

　こうしたセキュリティ対策のために導入したプリント監視官でしたが、加えて思わぬメリットまで生まれています。
　印刷物への意識の向上によりそれぞれの社員による余計なプリントアウトが減ったので、企業内におけるペーパーレス化とプリント用紙やトナーなどのコスト削減に大きく貢献したのです。
　ランニングコストに関わる部分なので、年間で考えると会社の利益率向上も期待できそうです。

　さらには、プリント監視官の導入で、見えるコスト削減に加えてプリンター管理者の負担も軽減できています。
　今までは、トナーなどの消耗品は枯渇する時期がわからず、補充が完了するまで使用できないなどといった事がありました。プリント監視官では、トナーの残存状況も自動監視できるので、毎日見回るなどの労力が要らず、消耗品補充の発注作業も効率化が図られました。

　このようにプリント監視官は、A社のセキュリティ強化と意識向上、そしてコスト削減に貢献しています。A社ではプリント監視官を非常に高く評価しており、今後さらに機能強化される予定の同製品に対し、大きな期待を寄せています。

導入効果・結果

• プリンターの一元管理で統合監視が可能になった
• 誰が、いつ、何をプリントアウトしたのかを管理することで、非常時にも迅速に対応可能
• トレース情報が印字されることで、社員のセキュリティ意識向上にも貢献