とにかく手間がかかる株主総会

「株主総会」。この言葉を聞いただけで食欲をなくしてしまう総務部門の担当者もいらっしゃるでしょう。最近は投資家に対する企業の説明責任が厳しく問われ、経営陣は投資家からの難しい質問にも即座に答えることが求められます。そのためには、膨大な想定問答集を用意しておかねばならず、半年以上前から総会の準備を始める企業も珍しくないほどです。総会当日も緊張の連続。予想外の質問が投げかけられたら、回答を大慌てで探して経営陣に伝えなければなりません。総会担当者が突然異動したら、それこそ総務部門は大混乱です。

KaBridgeなら株主総会に関わる手間とリスクを徹底削減

なぜこれほど総会の準備は大変なのでしょう？　理由の1つは、取り扱う情報量が膨大なこと。もう1つは、運営ノウハウが特定の個人に集中していることにあります。知識やノウハウをみんなで共有できれば、総会はもっと楽に、スムーズに運営できるはずなのですが…。

それを解決するのがＮＥＣソフトの「KaBridge」です。KaBridgeは株主総会に特化した情報共有システム。想定問答や議事進行など総会運営に必要な情報を一元管理します。総会当日にはスムーズな議事進行補助機能と高速な想定問答検索機能を活かして担当者をサポート。万全な準備で株主総会に臨むことができます。

事前準備の取りまとめと進捗管理、問答集制作を徹底サポート

準備期間におけるKaBridgeのキモは、各部署の担当者が情報を共有しながら、問答集などの資料の準備を進めていけること。事務局は各部署の進捗状況を常に把握し、必要に応じて修正依頼を出すことができます。　資料作成を分散して行えるだけでも、準備はずいぶん楽になるわけですが、KaBridgeでうれしいのは株主総会についてのノウハウが蓄積していくこと。一度入力した情報はいつでも呼び出せますから、翌年の作業を大幅に減らすことができます。KaBridgeの導入企業では、だいたい3年目で準備期間を30日程度にまで短縮できています。

想定問答の強力な検索に加え、適切な進行管理とハプニング対応も

株主総会の当日。株主の質問に対して経営陣は即座に回答しなくてはなりません。そんな時裏方の担当者は、KaBridgeに質問やキーワードを入力しさえすればよいのです。KaBridgeは自然文での入力に対応していますから、文書の内容とキーワードが完全に一致していなくても大丈夫。テキストのみでなく、WordやExcel、PDFなどの情報も探せます。　この検索機能により、質問を受けてから30秒程度で答えることが可能になります。

KaBridge ユーザーの声
流通業Ａ社様

• 業種：流通業
• 売上高：3,000億円
• 開催場所：大型ホテル
• 株主：1,500名

「グループ3社の問答集を効率的に作成、的確に回答をヒットできました！」

A社ではグループ全体で株主総会を実施するため、グループ3社の想定問答集 をまとめて作成する必要があり、その作業は非常に手間がかかっていました。 従来、資料を準備する際には、各部署の担当者と事務局との間で、Excelファイルがメールで頻繁にやり取りされていましたが、このやり方だと全体の進捗 状況がわからず、事務局の負担がとても重くなっていたようです。　KaBridgeを導入したことで、問答作成のためにファイルをやり取りする必要 もなくなり、総会準備までの進捗状況がリアルタイムで分かるようになりまし た。検索機能は100％に近いヒット率で満足していただいています。分かりや すいユーザーインターフェースで直感的に扱える点も、ご評価いただいています。